Zásady zpracování osobních údajů

Stone Gass Servis s.r.o. · Účinné od 15. 1. 2026 · Poslední aktualizace 15. 1. 2026

Správce údajů: Stone Gass Servis s.r.o. · IČO: 09985166 · Sídlo: Zdeňka Bára 115/6, 700 30 Ostrava
Kontakt: info@stoneservis.cz · +420 776 266 433

Tyto zásady popisují, jak společnost Stone Gass Servis s.r.o. zpracovává osobní údaje svých zákazníků a zájemců o služby, a jaká práva v souvislosti se zpracováním máte. Zpracování probíhá v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

Jaké údaje zpracováváme

V závislosti na tom, jakou službu využíváte, zpracováváme zejména tyto údaje:

Identifikační a kontaktní údaje: jméno a příjmení, telefonní číslo, e-mailová adresa;
Adresu nemovitosti, na které se nachází kotel nebo kde má být služba provedena;
Fakturační údaje u podnikatelů: obchodní firma, IČO, DIČ, sídlo;
Fotografie kotelny, kotle, spalinové cesty a souvisejících prostor, pořízené za účelem posouzení stavu a návrhu řešení;
Údaje o poskytnutých službách: historie zakázek, provedených montáží, servisních zásahů a revizí, technické parametry zařízení;
Údaje z naší vzájemné komunikace (e-maily, poznámky z poptávky a domluvy).

Pokud používáte náš klientský portál nebo mobilní aplikaci, zpracováváme také údaje uvedené v samostatné kapitole „Klientský portál a mobilní aplikace“ níže.

Proč údaje zpracováváme a na jakém právním základě

Vyřízení poptávky a příprava cenové nabídky Právní základ: jednání o smlouvě / oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. b) a f)). Doba uchování: po dobu jednání o nabídce. Pokud nedojde k uzavření smlouvy, data z poptávkového formuláře jsou uchována maximálně po dobu 12 měsíců pro případ obnovení komunikace. Pokud se poptávka překlopí do realizace, data se stávají součástí účetní evidence.

Realizace zakázky (montáž, výměna, servis, revize) Právní základ: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b)). Doba uchování: po dobu trvání smluvního vztahu a následné záruční doby.

Plnění zákonných povinností (revize, účetní a daňové doklady) Právní základ: právní povinnost (čl. 6 odst. 1 písm. c)). Doba uchování: po dobu stanovenou zákonem (účetní doklady a faktury v programu POHODA jsou uchovávány po dobu 10 let dle zákona o účetnictví a zákona o DPH).

Dlouhodobá péče o zákazníka a hlídání termínů dalších revizí a servisů Právní základ: oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f)). Doba uchování: po dobu trvání aktivního vztahu a maximálně 16 měsíců od posledního servisního zásahu. Poté jsou automatická připomenutí deaktivována.

Ochrana právních nároků (řešení případných reklamací a sporů) Právní základ: oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f)). Doba uchování: po dobu zákonných promlčecích lhůt.

Měření návštěvnosti a marketing na webu (viz Zásady používání cookies) Právní základ: souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a)). Doba uchování: do odvolání souhlasu, případně po dobu platnosti jednotlivých cookies.

Komu údaje předáváme

Vaše osobní údaje nepředáváme žádným třetím stranám mimo naši společnost pro účely jejich vlastního využití. Údaje zpracováváme výhradně v našich vlastních interních systémech:

Interní systém pro správu zakázek a zákazníků (Stone OS),
Účetní software (POHODA) pro vedení účetnictví a fakturaci,
Internetové stránky společnosti (pouze v rozsahu anonymizovaných referencí — viz níže).

Tyto systémy jsou provozovány na našem vlastním zabezpečeném technickém zázemí (dedikované servery) umístěném v České republice (Evropská unie). Osobní údaje nepředáváme do třetích zemí mimo EU.

Zveřejňování referencí

Fotografie z realizovaných zakázek a jejich popis můžeme zveřejnit na našich webových stránkách jako referenci. Tyto reference neobsahují jméno, přesnou adresu ani jiné přímé identifikační údaje zákazníka — uvádíme pouze obecnou lokalitu (např. město či oblast) a technický popis provedené práce. Pokud si nepřejete, aby fotografie z vaší zakázky byly použity jako reference, sdělte nám to na info@stoneservis.cz.

Poskytovatelé webových a analytických služeb

Na našich webových stránkách využíváme nástroje pro měření návštěvnosti a marketing (Google Analytics, Google Ads, Microsoft Clarity). Tyto nástroje mohou zpracovávat údaje o vašem chování na webu. Aktivují se pouze s vaším výslovným souhlasem uděleným v cookie liště — více v Zásadách používání cookies.

Klientský portál a mobilní aplikace

Nabízíme svým zákazníkům klientský portál, dostupný jako webová aplikace a jako mobilní aplikace pro operační systémy iOS a Android. Portál slouží k přehledu o vašich zakázkách a ke komunikaci s námi.

Kdo může portál používat

Účet v portálu zakládáme zákazníkům po realizaci zakázky. Na váš e-mail následně obdržíte odkaz pro vytvoření hesla. Dokud si heslo nevytvoříte, účet zůstává neaktivní. Používání portálu je zcela dobrovolné — všechny naše služby lze využívat i bez něj.

Jaké údaje v portálu zpracováváme

Kromě údajů uvedených výše zpracováváme v souvislosti s portálem tyto údaje:

Přihlašovací údaje: e-mailová adresa a heslo. Heslo ukládáme výhradně v zabezpečené (hashované) podobě — nemáme k němu přístup v čitelné formě a nikdy jej po vás nepožadujeme.
Údaje pro dvoufázové ověření (2FA): pokud si dvoufázové ověření zapnete, uchováváme technický klíč potřebný k ověření kódů z vaší autentizační aplikace. Nepožadujeme za tímto účelem vaše telefonní číslo.
Údaje o vašich zakázkách a servisní historii, které vám v portálu zobrazujeme (jde o údaje, které již zpracováváme v rámci poskytovaných služeb).
Fotografie, které do portálu nahrajete (např. fotografie kotle, kotelny nebo závady) za účelem posouzení vaší poptávky nebo servisního požadavku.
Technické údaje nezbytné pro provoz portálu: údaje o přihlášení (session), které zajišťují, že zůstanete přihlášeni.

Proč tyto údaje zpracováváme

Provoz klientského účtu a zobrazení vašich zakázek a servisní historie Právní základ: plnění smlouvy / oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. b) a f)). Doba uchování: po dobu existence vašeho účtu. Účet a přihlašovací údaje smažeme na vaši žádost, nebo po 24 měsících neaktivity.

Zabezpečení účtu (heslo, dvoufázové ověření) Právní základ: oprávněný zájem na ochraně vašich údajů (čl. 6 odst. 1 písm. f)). Doba uchování: po dobu existence účtu.

Zpracování fotografií nahraných do portálu Právní základ: plnění smlouvy / jednání o smlouvě (čl. 6 odst. 1 písm. b)). Doba uchování: jako součást dokumentace zakázky (viz doby uvedené výše).

Zasílání oznámení (push notifikací) o stavu zakázky a připomenutí termínů Právní základ: oprávněný zájem / plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. f) a b)). Doba uchování: po dobu, po kterou máte notifikace v zařízení povolené.

Oprávnění mobilní aplikace

Naše mobilní aplikace může vyžadovat následující oprávnění ve vašem zařízení. Všechna oprávnění jsou volitelná a udělujete je vy — aplikace o ně požádá až ve chvíli, kdy je potřebuje, a bez nich lze aplikaci nadále používat (s omezením dané funkce):

Fotoaparát a přístup k fotografiím: pouze proto, abyste mohli k poptávce nebo servisnímu požadavku přiložit fotografii. K fotografiím ve vašem zařízení přistupujeme pouze k těm, které sami vyberete nebo pořídíte v aplikaci. Nikdy neprocházíme obsah vaší galerie.
Oznámení (push notifikace): pro informování o stavu zakázky, potvrzení termínu nebo připomenutí blížící se revize. Notifikace můžete kdykoli vypnout v nastavení zařízení.

Co aplikace NEsbírá

Pro vaši informaci výslovně uvádíme, že naše mobilní aplikace:

nesleduje vaši polohu (nepoužívá GPS ani lokalizační služby),
neobsahuje žádné analytické ani reklamní nástroje — neměříme vaše chování v aplikaci a nesdílíme žádná data s inzertními sítěmi,
nepředává vaše údaje žádným třetím stranám.

Údaje z portálu i aplikace jsou zpracovávány výhradně v našich vlastních systémech (Stone OS) na našem zabezpečeném serverovém zázemí v České republice.

Zabezpečení portálu

Přístup k portálu je chráněn heslem. Doporučujeme:

používat silné a unikátní heslo,
zapnout si dvoufázové ověření (2FA) prostřednictvím autentizační aplikace,
nesdílet své přihlašovací údaje s jinými osobami.

Komunikace mezi vaším zařízením a portálem je šifrovaná (HTTPS).

Zrušení účtu

Zrušení účtu v portálu si můžete kdykoli vyžádat na e-mailu info@stoneservis.cz. Po zrušení účtu smažeme vaše přihlašovací údaje. Údaje o poskytnutých službách, které jsme povinni uchovávat ze zákona (např. účetní doklady, revizní zprávy), zůstávají uchovány po dobu stanovenou zákonem — zrušení účtu na tuto povinnost nemá vliv.

Pravidla používání portálu a aplikace upravují samostatné Podmínky užívání klientského portálu a mobilní aplikace.

Jak údaje chráníme

Přijali jsme přiměřená technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů proti neoprávněnému přístupu, ztrátě nebo zneužití. Naše systémy jsou provozovány na vlastním zabezpečeném serverovém zázemí a přístup k údajům mají pouze pověřené osoby v rámci naší společnosti.

Vaše práva

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte následující práva:

Právo na přístup — zjistit, jaké údaje o vás zpracováváme;
Právo na opravu — nechat opravit nepřesné či neúplné údaje;
Právo na výmaz („právo být zapomenut“) — v případech, kdy již není důvod údaje zpracovávat a nebrání tomu zákonná povinnost (např. daňové archivy);
Právo na omezení zpracování;
Právo na přenositelnost údajů;
Právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu;
Právo odvolat souhlas (tam, kde je zpracování založeno na souhlasu) — odvolání nemá vliv na zákonnost zpracování před jeho odvoláním;
Právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

Svá práva můžete uplatnit e-mailem na adrese info@stoneservis.cz. Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce.

Povinnost poskytnout údaje

Poskytnutí osobních údajů je dobrovolné. Některé údaje však potřebujeme nezbytně k tomu, abychom vám mohli připravit nabídku a poskytnout službu (např. kontakt a adresu nemovitosti). Bez nich vám bohužel nemůžeme službu poskytnout.

Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme čas od času aktualizovat. Aktuální znění je vždy dostupné na našich webových stránkách. O podstatných změnách vás budeme informovat vhodným způsobem.